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Privacy Policy

Last updated: October 22, 2026

Stafflo is operated by SparkEdge Digital, based in Hong Kong ("Stafflo", "we", "us"). This Privacy Policy explains what data we collect when you use Stafflo, how we use it, and the choices you have — including when you connect your Google account.

1. Who we are

Stafflo is a villa operations app for owners of luxury rental villas and their resident staff. Its AI assistant, ARIA, helps track bookings, staff tasks, pricing and villa memory. Contact: hello@stafflo.app.

2. Data we collect

Account data — name, email address, and authentication credentials, managed via our database provider (Supabase).
Villa & operations data — villa name, staff names, pricing, guest bookings, notes and preferences you or your team enter into Stafflo.
What your guests and team send through their personal links — a guest, from the booklet link of their own stay: arrival time or flight, number of couples and singles, meal wishes, and the extras they order (name, quantity, and the day and time of day they choose; prices come from your house sheet). A team member, from their own link: “rooms ready”, short problem reports and, for a meal provider, “meals confirmed” and a short suggested change to one of their meals (the text and the meal it concerns; you decide, nothing is changed by it). Nothing is paid through Stafflo. The providers you may note behind an extra in your house sheet (a name, a WhatsApp number, what you keep) stay between you and Stafflo: they are never sent to the guest's booklet nor to the team link; when you pass an order on to a provider, the message leaves from your own WhatsApp and names the guest by first name and initial only, never with their phone number. We also note when the booklet link was opened by the guest (a count and the time of the first and last opening, at most one every 30 minutes, never the content of their device), so you can see whether the booklet was read; your own openings are not counted. These answers are attached to that stay only and are visible to you; your team sees arrival and departure times, groups, meals, drinks and ordered extras, never prices. When a team member reads their link in Arabic (Moroccan darija), those texts (meals, instructions, drinks, times) are translated by our AI processor (Mistral AI, Paris) and the translation is kept with the stay so it is not redone; the French original stays available on the link. Likewise, what a guest wrote in another language (meals, drinks, beds, times) is translated by the same processor into the language of your Espace (French or English) when you open the stay or a team brief, and into the language the team link is read in (French, English or Moroccan Arabic), and kept with the stay, next to the guest's own words, which stay visible under “Original text”; a brief you choose to send in English or Moroccan Arabic is translated at your request, without the guest's name, prices or phone number.
Guest registration forms (only if you turn them on) — where the law requires accommodation providers to register their guests with the authorities (in Morocco, law 80-14), a guest can fill in, from their own booklet link, one form per traveller, including minors travelling with them: surname, first names, date and place of birth, nationality, type and number of ID document, occupation and home address. The forms are encrypted (AES-256-GCM) as soon as they reach our servers in the European Union, with a key that never leaves them; they are never shown again on the guest's link, never to your team, and only you can open them, to print or download them for the declaration. They are erased automatically one year after the end of the stay. You remain responsible for the declaration itself and, where applicable, for your own formalities with the data protection authority (in Morocco, the CNDP).
WhatsApp conversations you import (only if you do) — WhatsApp offers no access to a personal account, so Stafflo never connects to it. If you export a conversation with a guest and open it in Stafflo, it is read in your browser: nothing is sent or stored until you confirm, and then only the fields you tick (the stay contact — the name of the person writing, when it is not the person who booked —, group size, arrival, departure, meals, drinks, a note) are saved to that stay — never the messages, photos or documents. If you choose “Read with ARIA”, that guest’s messages are sent once to our AI provider in the EU (Mistral, Paris) to suggest those fields; Stafflo does not keep them. If you add it to “Host review (ARIA)”, the conversation is sent once to the same provider to draft your review of that guest; it is not kept either.
Receipts and invoices you attach to a stay — photos or PDFs you add to a stay's end-of-stay bill are stored privately in the EU (Supabase, Paris), in a folder only your account can read; your team and your guests never see them. Photos are shrunk on your device before they are sent. Removing one hides it from Stafflo straight away.
Your villa's WhatsApp Business conversations (only if you connect the number) — the text of messages exchanged with your guests on that number (photos, voice notes and documents are never downloaded: only their type and caption), stored in the EU (Supabase, Paris), visible only to your account, shown on the matching stay. You can hide a conversation. Message text is erased after 13 months.
Calendar links you connect (only if you do) — the iCal link of your Airbnb, Booking.com or other calendar is kept on your account, readable only by you. Our server reads it every hour, directly from that platform, and keeps only the dates of each event, whether it is booked or blocked, and the Airbnb reservation code when the calendar shows it — never the text of the event (Airbnb puts the last 4 digits of the guest's phone in it). Remove a calendar and its dates no longer count.
Google account data — only if you choose to connect Gmail (see Section 3 below).
Basic usage data — device/browser type and log data needed to operate and secure the service.

We do not sell your data, and we do not display third-party advertising in Stafflo.

3. Google account & Gmail data

If you choose to connect your Gmail account, Stafflo requests read-only access to your inbox (the gmail.readonly scope), together with your basic email and profile information, via Google Sign-In.

In the app, when it is open, Stafflo copies the emails your mailbox received in the last few days into your villa's private inbox in Stafflo (sender, subject and text — never attachments), so you can handle guest messages and bookings in one place. Google security alerts and payout notices are skipped. We recommend connecting a mailbox dedicated to your villa.
On our servers, every 10 minutes, Stafflo reads only emails sent by Airbnb, to update your stays (dates, guests, booking code, payout). Details are extracted with fixed rules, without AI; a detail that is not in the email stays empty.
The content of an email is sent to our AI processor (Mistral AI, Paris) only when you or ARIA work on that message — for example to draft a reply or read a booking request. “Host review (ARIA)” sends that stay's Airbnb messages and WhatsApp Business messages, once, to draft your review of the guest.
We do not use Gmail data for advertising or profiling, we never sell it, and we never send email on your behalf (the access is read-only).
You can disconnect Gmail at any time from Stafflo's Settings. This deletes the access tokens we store, and synchronisation stops on our side. You can also revoke access from your Google Account permissions page.

Stafflo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

4. How we use your data

To operate and provide the Stafflo service to you and your villa's staff.
To power ARIA's features: booking extraction, pricing insights, staff task drafting, and villa memory.
To provide customer support and respond to your requests.
To process billing through our payment processor (Polar).

Guest/client data you enter into Stafflo (names, dates, preferences) is processed only to operate the service on your behalf — you remain the data controller for the information about your own guests.

5. Third-party processors

Supabase — database, authentication and server functions. Your data is hosted in the EU (Paris region).
Mistral AI (Paris, France) — powers ARIA's language features and voice dictation. Your data is processed to generate a response and is not used to train Mistral's models.
Polar — subscription billing and payment.
Google — sign-in and Gmail, only if you connect them, as described in Section 3.
Meta (WhatsApp Business Platform) — only if you connect your villa's WhatsApp Business number: Meta sends Stafflo the messages your guests write to that number, the ones you send from the WhatsApp Business app, and up to 6 months of past one-to-one conversations at connection. Stafflo sends nothing through WhatsApp and keeps no Meta access token.
Cloudflare (Email Routing) — only if you forward your Airbnb emails to your Stafflo address instead of connecting Gmail: the emails pass through Cloudflare on their way to our database. Only Airbnb emails and Gmail's forwarding confirmation are kept; anything else is discarded.
Push services (Apple, Google, Mozilla, depending on your device) — deliver phone alerts if you turn them on. Alert content is end-to-end encrypted: the push service only carries an unreadable message.
Open-Meteo — weather; receives only your villa's GPS coordinates.
AviationStack — flight status; receives only an airport code.
AirROI — market comparables; receives only the city, country and number of bedrooms.
GitHub Pages — hosts the website and the app files; receives standard web request data (such as IP address).

Team links: you can give a team member a private link showing only the tasks and stays you share with them. You can revoke it at any time.

6. Data storage & security

Your data is hosted in the EU (Paris region) and encrypted in transit. Access to your villa's data is restricted by row-level security policies tied to your account: another account can never read it. Access tokens (such as your Gmail refresh token) are stored securely and used only to perform the sync you've authorized. Deletions are recorded first as "soft deletions" so a mistake can be undone; a deletion request under Section 7 removes the data permanently.

7. Data retention & your rights

We retain your data for as long as your account is active, plus a reasonable period afterward, unless you ask us to delete it sooner. Guest registration forms are the exception: they are erased one year after the end of the stay. You can request access to, correction of, export of, or deletion of your data at any time by contacting hello@stafflo.app. We aim to respond within 30 days.

8. Cookies

Our website and app use only strictly necessary cookies/local storage (e.g. to remember your session and language preference). We do not use third-party advertising trackers.

9. Children

Stafflo is a professional tool for villa owners and staff and is not directed at, or knowingly used by, children under 16.

10. International transfers

Your data is stored in the EU (Supabase, Paris region) and AI processing happens in the EU (Mistral AI, Paris). Some providers listed in Section 5 operate outside the EU (Google, Meta, push services, GitHub, Polar) and receive only what is described there. SparkEdge Digital, which operates Stafflo, is based in Hong Kong.

11. Changes to this policy

We may update this policy from time to time. Material changes will be reflected by an updated "Last updated" date above.

12. Contact

Questions about this policy or your data? Write to hello@stafflo.app.

Légal

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 22 octobre 2026

Stafflo est exploité par SparkEdge Digital, basée à Hong Kong (« Stafflo », « nous »). Cette politique explique quelles données nous collectons lorsque vous utilisez Stafflo, comment nous les utilisons, et les choix dont vous disposez — notamment lorsque vous connectez votre compte Google.

1. Qui nous sommes

Stafflo est une application de gestion de villa pour les propriétaires de villas de luxe en location et leur équipe résidente. Son assistant IA, ARIA, aide à suivre les réservations, les tâches d'équipe, les tarifs et la mémoire de la villa. Contact : hello@stafflo.app.

2. Données que nous collectons

Données de compte — nom, adresse email et identifiants d'authentification, gérés via notre prestataire de base de données (Supabase).
Données de villa et d'exploitation — nom de la villa, noms de l'équipe, tarifs, réservations clients, notes et préférences que vous ou votre équipe saisissez dans Stafflo.
Ce que vos clients et votre équipe envoient par leur lien personnel — un client, depuis le lien du livret de son propre séjour : heure d'arrivée ou vol, nombre de couples et de personnes seules, souhaits de repas, et les extras qu'il commande (nom, quantité, et le jour et le moment qu'il choisit ; les prix viennent de votre fiche maison). Un membre de l'équipe, depuis son lien : « chambres prêtes », de courts signalements et, pour un prestataire repas, « repas confirmés » et une courte proposition de changement sur un de ses repas (le texte et le repas visé ; vous décidez, rien n'est modifié par elle). Rien n'est payé par Stafflo. Les prestataires que vous notez derrière un extra dans votre fiche maison (un nom, un WhatsApp, ce que vous gardez) restent entre vous et Stafflo : ils ne sont jamais envoyés au livret du client ni au lien de l'équipe ; quand vous transmettez une commande à un prestataire, le message part de votre propre WhatsApp et ne désigne le client que par son prénom et une initiale, jamais avec son numéro. Nous notons aussi quand le lien du livret a été ouvert par le client (un nombre, l'heure de la première et de la dernière ouverture, une au plus toutes les 30 minutes, jamais le contenu de son appareil), pour que vous sachiez si le livret a été lu ; vos propres ouvertures ne comptent pas. Ces réponses ne sont rattachées qu'à ce séjour et vous sont visibles ; votre équipe voit les heures d'arrivée et de départ, les groupes, les repas, les boissons et les extras commandés, jamais les prix. Quand un membre de l'équipe lit son lien en arabe (darija marocaine), ces textes (repas, consigne, boissons, heures) sont traduits par notre prestataire IA (Mistral AI, Paris) et la traduction est gardée avec le séjour pour ne pas être refaite ; le français d'origine reste lisible sur le lien. De même, ce que le client a écrit dans une autre langue (repas, boissons, couchages, heures) est traduit par le même prestataire dans la langue de votre Espace (français ou anglais) quand vous ouvrez le séjour ou un brief d'équipe, et dans la langue où votre équipe lit son lien (français, anglais ou arabe marocain), et la traduction est gardée avec le séjour, à côté de ses propres mots, qui restent lisibles sous « Texte d'origine » ; un brief que vous choisissez d'envoyer en anglais ou en arabe marocain est traduit à votre demande, sans le nom du client, ses prix ni son téléphone.
Fiches voyageurs (seulement si vous les activez) — là où la loi impose aux hébergeurs de déclarer leurs voyageurs aux autorités (au Maroc, loi 80-14), un client peut remplir, depuis le lien du livret de son séjour, une fiche par voyageur, y compris les mineurs qui l'accompagnent : nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, type et numéro de pièce d'identité, profession et adresse habituelle. Les fiches sont chiffrées (AES-256-GCM) dès leur arrivée sur nos serveurs dans l'Union européenne, avec une clé qui ne les quitte pas ; elles ne sont jamais réaffichées sur le lien du client, jamais montrées à votre équipe, et vous seul pouvez les ouvrir, pour les imprimer ou les télécharger en vue de la déclaration. Elles sont effacées automatiquement un an après la fin du séjour. La déclaration elle-même reste sous votre responsabilité, ainsi que, le cas échéant, vos propres formalités auprès de l'autorité de protection des données (au Maroc, la CNDP).
Conversations WhatsApp que vous importez (seulement si vous le faites) — WhatsApp ne donne aucun accès à un compte personnel : Stafflo ne s'y connecte jamais. Si vous exportez une conversation avec un client et l'ouvrez dans Stafflo, elle est lue dans votre navigateur : rien n'est envoyé ni gardé avant votre validation, et seuls les champs que vous cochez (le contact du séjour — le nom de la personne qui écrit, quand ce n'est pas le réservant —, composition, arrivée, départ, repas, boissons, une note) sont enregistrés sur ce séjour — jamais les messages, photos ou documents. Si vous choisissez « Lire avec ARIA », les messages de ce client sont envoyés une fois à notre prestataire d'IA en Europe (Mistral, Paris) pour proposer ces champs ; Stafflo ne les garde pas. Si vous l'ajoutez à « Avis hôte (ARIA) », la conversation est envoyée une fois au même prestataire pour rédiger votre avis sur ce client ; elle n'est pas gardée non plus.
Tickets et factures que vous joignez à un séjour — les photos ou PDF ajoutés au décompte d'un séjour sont stockés en privé dans l'Union européenne (Supabase, Paris), dans un dossier que seul votre compte peut lire ; votre équipe et vos clients ne les voient jamais. Les photos sont réduites sur votre appareil avant l'envoi. Une pièce retirée disparaît aussitôt de Stafflo.
Conversations WhatsApp Business de votre villa (seulement si vous reliez le numéro) — le texte des messages échangés avec vos clients sur ce numéro (photos, messages vocaux et documents ne sont jamais téléchargés : seulement leur type et leur légende), stocké dans l'Union européenne (Supabase, Paris), visible par votre compte seulement, affiché sur le séjour correspondant. Vous pouvez masquer une conversation. Le texte des messages est effacé après 13 mois.
Liens de calendrier que vous reliez (seulement si vous le faites) — le lien iCal de votre calendrier Airbnb, Booking.com ou autre est gardé sur votre compte, lisible par vous seul. Notre serveur le lit toutes les heures, directement auprès de cette plateforme, et ne garde que les dates de chaque événement, s'il est réservé ou bloqué, et le code de réservation Airbnb quand le calendrier l'indique — jamais le texte de l'événement (Airbnb y met les 4 derniers chiffres du téléphone du voyageur). Un calendrier retiré ne compte plus.
Données de compte Google — uniquement si vous choisissez de connecter Gmail (voir section 3).
Données d'usage basiques — type d'appareil/navigateur et données de journalisation nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service.

Nous ne vendons jamais vos données et n'affichons aucune publicité tierce dans Stafflo.

3. Compte Google et données Gmail

Si vous choisissez de connecter votre compte Gmail, Stafflo demande un accès en lecture seule à votre boîte de réception (portée gmail.readonly), ainsi que vos informations de base email et profile, via Google Sign-In.

Dans l'application, lorsqu'elle est ouverte, Stafflo copie les emails reçus ces derniers jours par votre boîte dans la messagerie privée de votre villa sur Stafflo (expéditeur, objet et texte — jamais les pièces jointes), pour traiter au même endroit les messages des clients et les réservations. Les alertes de sécurité Google et les avis de versement sont ignorés. Nous recommandons de connecter une boîte dédiée à la villa.
Sur nos serveurs, toutes les 10 minutes, Stafflo lit uniquement les emails envoyés par Airbnb, pour mettre à jour vos séjours (dates, voyageurs, code de réservation, versement). Les informations sont extraites par des règles fixes, sans IA ; une information absente de l'email reste vide.
Le contenu d'un email n'est transmis à notre prestataire IA (Mistral AI, Paris) que lorsque vous ou ARIA travaillez sur ce message — par exemple pour rédiger une réponse ou lire une demande de réservation. « Avis hôte (ARIA) » envoie une fois les messages Airbnb et WhatsApp Business de ce séjour pour rédiger votre avis sur le client.
Nous n'utilisons jamais les données Gmail à des fins publicitaires ou de profilage, nous ne les vendons jamais et nous n'envoyons jamais d'email en votre nom (l'accès est en lecture seule).
Vous pouvez déconnecter Gmail à tout moment depuis les réglages de Stafflo. Les jetons d'accès que nous conservons sont alors supprimés et la synchronisation s'arrête de notre côté. Vous pouvez aussi révoquer l'accès depuis la page des autorisations de votre compte Google.

L'utilisation et le transfert par Stafflo, vers toute autre application, des informations reçues des API Google respectent la politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'usage limité (Limited Use).

4. Comment nous utilisons vos données

Pour exploiter et fournir le service Stafflo à vous et à l'équipe de votre villa.
Pour alimenter les fonctions d'ARIA : extraction de réservations, analyse tarifaire, rédaction de tâches d'équipe et mémoire de la villa.
Pour assurer le support client et répondre à vos demandes.
Pour traiter la facturation via notre prestataire de paiement (Polar).

Les données de vos clients/invités que vous saisissez dans Stafflo (noms, dates, préférences) ne sont traitées que pour exploiter le service en votre nom — vous restez responsable du traitement des données concernant vos propres clients.

5. Sous-traitants tiers

Supabase — base de données, authentification et fonctions serveur. Vos données sont hébergées dans l'Union européenne (région de Paris).
Mistral AI (Paris, France) — alimente les fonctions de langage d'ARIA et la dictée vocale. Vos données sont traitées pour générer une réponse et ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles de Mistral.
Polar — facturation et paiement des abonnements.
Google — connexion et Gmail, uniquement si vous les connectez, comme décrit en section 3.
Meta (plateforme WhatsApp Business) — uniquement si vous reliez le numéro WhatsApp Business de votre villa : Meta transmet à Stafflo les messages que vos clients écrivent à ce numéro, ceux que vous envoyez depuis l'app WhatsApp Business, et jusqu'à 6 mois de conversations individuelles passées au moment de la connexion. Stafflo n'envoie rien par WhatsApp et ne garde aucun jeton d'accès de Meta.
Cloudflare (Email Routing) — uniquement si vous faites suivre vos emails Airbnb à votre adresse Stafflo au lieu de connecter Gmail : les emails transitent par Cloudflare avant d'arriver dans notre base. Seuls les emails d'Airbnb et la confirmation de transfert de Gmail sont gardés ; le reste est écarté.
Services de notification (Apple, Google, Mozilla, selon votre appareil) — acheminent les alertes sur votre téléphone si vous les activez. Le contenu des alertes est chiffré de bout en bout : le service ne transporte qu'un message illisible.
Open-Meteo — météo ; reçoit uniquement les coordonnées GPS de votre villa.
AviationStack — état des vols ; reçoit uniquement un code d'aéroport.
AirROI — comparables de marché ; reçoit uniquement la ville, le pays et le nombre de chambres.
GitHub Pages — héberge le site et les fichiers de l'application ; reçoit les données techniques de toute requête web (comme l'adresse IP).

Liens équipe : vous pouvez donner à un membre de votre équipe un lien privé qui n'affiche que les tâches et séjours que vous partagez avec lui. Vous pouvez le retirer à tout moment.

6. Stockage et sécurité des données

Vos données sont hébergées dans l'Union européenne (région de Paris) et chiffrées en transit. L'accès aux données de votre villa est restreint par des politiques de sécurité au niveau des lignes (row-level security), liées à votre compte : un autre compte ne peut jamais les lire. Les jetons d'accès (comme votre jeton de rafraîchissement Gmail) sont stockés de manière sécurisée et utilisés uniquement pour réaliser la synchronisation que vous avez autorisée. Une suppression est d'abord enregistrée comme « suppression douce », pour pouvoir annuler une erreur ; une demande d'effacement au titre de la section 7 supprime définitivement les données.

7. Conservation des données et vos droits

Nous conservons vos données tant que votre compte est actif, plus une période raisonnable ensuite, sauf si vous demandez une suppression anticipée. Exception : les fiches voyageurs sont effacées un an après la fin du séjour. Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'export ou la suppression de vos données à tout moment en écrivant à hello@stafflo.app. Nous visons à répondre sous 30 jours.

8. Cookies

Notre site et notre application n'utilisent que des cookies/stockage local strictement nécessaires (par exemple pour mémoriser votre session et votre langue). Nous n'utilisons aucun traceur publicitaire tiers.

9. Enfants

Stafflo est un outil professionnel destiné aux propriétaires de villas et à leur équipe ; il n'est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans et n'est pas sciemment utilisé par eux.

10. Transferts internationaux

Vos données sont stockées dans l'Union européenne (Supabase, région de Paris) et les traitements IA ont lieu dans l'Union européenne (Mistral AI, Paris). Certains prestataires de la section 5 opèrent hors de l'Union européenne (Google, Meta, services de notification, GitHub, Polar) et ne reçoivent que ce qui y est décrit. SparkEdge Digital, qui exploite Stafflo, est basée à Hong Kong.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Les changements importants seront reflétés par la date de « dernière mise à jour » ci-dessus.

12. Contact

Des questions sur cette politique ou vos données ? Écrivez-nous à hello@stafflo.app.